Cahier des charges : Mode d’emploi

La complexification croissante des écosystèmes digitaux rend les problématiques à prendre en considération nombreuses et pointues. Dans ce contexte, la prise de hauteur est nécessaire afin de définir ensemble la bonne trajectoire projet et de permettre au prestataire en charge de la réalisation d’apporter la réponse optimale à ces besoins.

Formaliser un projet en amont est souvent une étape capitale pour la bonne compréhension de ses besoins et attentes dans le cadre de la refonte ou création de dispositif digital .

Découvrez nos conseils pour réaliser un cahier des charges réussi afin de garantir le succès de votre projet. 

Pourquoi la formalisation des besoins est une étape cruciale ?

Tout projet digital s’inscrit aujourd’hui dans un contexte unique à prendre en considération. Vos besoins se définissent par la prise en compte de multiples composantes :

• Votre organisation :
  - Votre stratégie
  - Votre offre
  - Votre marché et votre positionnement
  - Vos collaborateurs (rôles et besoins)
• Vos clients et utilisateurs : leurs typologies, leurs attentes, leurs usages
• Votre écosystème : votre système d'information mais également celui de vos partenaires et clients (son urbanisation en termes d’existant et de schéma directeur), en tenant compte des les services émergents et les technologies innovantes
• Votre projet : Sa nature (e-commerce, extranet, ...) ses ambitions, ses impacts, ses acteurs, ainsi que l’évaluation de la valeur générée et des risques associés

La bonne compréhension et la prise en compte de l’ensemble de ce contexte est nécessaire à la bonne retranscription des différentes attentes et contraintes.

Quels sont les risques d’une formalisation “hasardeuse”

• Inadéquation entre le réel besoin et les éléments livrés (insatisfaction des utilisateurs, freins au changement ..)
• Surcoûts
• Retards
• Tensions avec l’équipe projets (interne ou externe) et les parties prenantes

Pour minimiser ces risques, il est essentiel de consacrer du temps, et des ressources expertes à l'élaboration d'un cahier des charges ou product backlog clair, précis et complet, en impliquant toutes les parties prenantes pertinentes le plus en amont possible.

Concrètement, comment faire ? 

4 étapes clés pour rédiger un cahier des charges :

Cette démarche stratégique doit permettre de bien retranscrire votre vision, de couvrir l'ensemble du besoin et de cadrer précisément le projet tout en laissant la possibilité aux agences concertées ou  d'identifier leurs propres leviers d'optimisation.

Pour parvenir à rédiger un cahier des charges, nous vous recommandons de respecter 3 étapes clés :

1. Faites l’état des lieux et identifier les objectifs 
2. Collecter les besoins 
3. Arbitrer et prioriser
4. Formaliser et cadrer 

Pourquoi externaliser la formalisation des besoins ? 

La réussite de votre cahier des charges résulte certes du respect du formalisme de l’exercice mais surtout de la qualité du processus de  collecte des besoins . C’est pour cela que de plus en plus d’organisations font appels à des consultants externes. 

L'externalisation offre plusieurs avantages : 

1. L’expertise et l’expérience
2. le Temps et les coûts
3. le regard neutre et prise de hauteur

Chez Actency , nous maîtrisons tous les codes de de cet exercice. Notre approche collaborative et personnalisée vous garantira toujours un mode opératoire sur mesure afin de prendre en compte vos spécificités ainsi que celles de vos utilisateurs.