Formaliser ses besoins au travers d'un cahier des charges ou d’un Product Backlog

La complexification croissante des écosystèmes digitaux rend les problématiques à prendre en considération nombreuses et pointues. Dans ce contexte, la prise de hauteur est nécessaire afin de définir ensemble la bonne trajectoire projet et de permettre au prestataire en charge de la réalisation d’apporter la réponse optimale à ces besoins.

Formaliser un projet en amont est souvent une étape capitale pour la bonne compréhension de ses besoins et attentes dans le cadre de la recherche d’un nouveau prestataire ou auprès de son prestataire actuel.

Découvrez nos conseils pour obtenir un cahier des charges réussi et garantir un bon démarrage de votre projet.

Pourquoi formaliser un projet ?

Tout projet digital s’inscrit aujourd’hui dans un contexte unique à prendre en considération. Ce contexte spécifique se caractérise par multiples composantes :

  • Votre organisation tout d’abord. Elle poursuit des objectifs stratégiques qui lui sont propres. De ses objectifs découle tout ce qui la rend unique. les caractéristiques de votre marché et votre business model (marché de niche, early adopters, B2B, B2C, vos concurrents...), vos modèles de distribution (pure player internet, réseau de points de vente…), votre système d'information mais également celui de vos partenaires et clients (son urbanisation en termes d’existant et de schéma directeur), vos collaborateurs qui permettent l’atteinte des objectifs fixés.
  • Vos clients : leurs typologies, leurs attentes, leurs usages, les modes et tendances…
  • Les caractéristiques du projet : s'inscrit-il dans un ensemble et vous cherchez à rationaliser ou est-ce une réalisation unique qui doit être sur mesure ?
  • Les services émergents et les technologies innovantes et bien d’autres encore...

La bonne compréhension et la prise en compte de l’ensemble de ce contexte est nécessaire à la bonne retranscription de vos attentes.

Les personnes en charge de cette formalisation devront être en capacité de s’approprier l’ensemble de ces composantes pour mener à bien leur mission. Ce choix est donc stratégique pour la vie du projet.

Actency Conseil Cahier des charges : Choix stratégique

Quelles questions se poser et comment y apporter des réponses

Le cadrage de votre projet définit le périmètre de votre projet. Comment transcrire ce périmètre en besoins et comment collecter ces derniers ?

Comment identifier et définir les besoins ?

Chez Actency, notre approche vous invitera toujours à collecter ces besoins à la source : les utilisateurs. Lorsque le recours aux utilisateurs n’est pas possible en amont d’un projet, vous pouvez solliciter vos collaborateurs au contact avec ces derniers.

La définition de persona, le recours au focus group pour la définition des parcours utilisateur vous aideront à mieux appréhender leurs attentes et donc à formaliser le besoin qui génère le plus de valeur pour eux. Le wireframe voire au prototypage collaboratif peut être utile pour favoriser l’adhésion en interne ou ajuster les hypothèses de départ.

Le recours à un audit technique ou à un audit fonctionnel vous permettra d’avoir une vision objective sur votre existant et garantira la cohérence de vos choix à venir tout en alimentant votre expression du besoin.

Méthodes agiles ou traditionnelles cycle en V ?

Il peut paraître étonnant pour certain d’associer cahier des charges et agilité. Même dans le cas d’un projet mené en agilité, il peut être nécessaire de s’accorder avec son prestataire sur un périmètre budgétaire ou les grands jalons d’un planning.

Vous pourrez adapter le niveau de détail que vous devez apporter à l’expression des besoins en fonction du cadre méthodologique qui s’appliquera à votre projet.

Standardiser et rationaliser ou développer en spécifique pour s’adapter parfaitement au besoin ?

La couverture fonctionnelle des solutions digitales est aujourd'hui souvent très étendue. Chaque solution de gestion de contenu (CMS), chaque plateforme E-Commerce, chaque solution de gestion de la relation client (CRM), chaque progiciel de gestion (ERP) dispose par ailleurs de capacités d’extension par modules allants jusqu’à plusieurs dizaines de milliers de modules additionnels parfois concurrents et qui ont des niveaux de maturité hétérogènes. Le recours au développement spécifique n’est par ailleurs jamais à exclure. Difficile de s’y retrouver.

Si vos choix techniques sont arrêtés, un des enjeux de la formalisation de vos besoins au travers d’un cahier des charges sera donc d’arbitrer si ces besoins entrent dans un fonctionnement standard ou nécessitent la mise en œuvre de développement spécifique pour couvrir les exigences. Le recours au standard vous apportera la rapidité de mise en œuvre, les coûts de maintenance au détriment ou en adaptant parfois le fonctionnel souhaité. Le développement spécifique permettra quant à lui une adéquation parfaite au besoin au prix d’un investissement et de coûts de maintenance plus élevés.

12% des projets en dépassement (budget/délais) et 13% des projets abandonnés le sont à cause d'exigences fonctionnelles incomplètes
Source : Standish Group 2014

3 étapes clés pour rédiger un cahier des charges parfait

Cette démarche hautement stratégique doit permettre de bien retranscrire votre vision, de couvrir l'ensemble du besoin et de cadrer précisément le projet tout en laissant la possibilité aux partenaires d'identifier leurs propres leviers d'optimisation

Pour parvenir à rédiger un cahier des charges, nous vous recommandons de respecter 3 étapes clés :

  1. Cadrer son projet : définir les objectifs stratégique SMART de votre projet et définir le périmètre technique et fonctionnel, le macro planning, les moyens, la gouvernance, la communication et la conduite du changement.
  2. Définir les besoins : une fois le périmètre arrêté, ayez recours à l'intelligence collective et à vos utilisateurs pour exprimer les besoins, définir des parcours et prototyper ces derniers.
  3. Les formaliser : les besoins identifiés dans l’étape précédente servent à alimenter le cahier des charges ou, lorsque l’agilité est exigée, le Product Backlog du projet.
Actency - Conseil - Cahier des charges et product backlog

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